Järjestäjän ohjeet

Kilpailuorganisaation vastuuroolit

Kilpailunjohtaja

Tulospalvelu

Kilpailun sihteeri

Arvostelutuomarit

TA ja TA-assistentti

Ratamestari

Kisakuuluttaja

Palkintojen hankinta

Mittamiehet ja mittasihteeri

Lähettäjä

Numeroiden kerääjä

Hiihto-osuuden lähettäjä ja ajanottajat

Numeroiden jakaja / kerääjä hiihtopaikalla

Mäkien kunnostus

Äänentoisto

Ensiapu

Hissivastaava 

Arpajaiset

Kahvio

Yleistä vastuuhenkilöiden toiminnasta:

Kilpailuorganisaation vastuuhenkilöt sovitaan noin kolme viikkoa ennen kilpailuja. 

Mikäli vastuuhenkilö on estynyt kilpailujen järjestämiseen on siitä ilmoitettava kilpailunjohtajalle sekä oman toimialueen vastuuhenkilölle. 

Kilpailunjohtajan tehtävät:

Kilpailukutsujen laatiminen hiihtokalenteriin (kilmoon).

Tuomareiden hankkiminen ja yhteydenpito tuomareihin. Kansallisiin Cup kilpailuihin Suomen Hiihtoliiton tuomarikerho nimeää tuomarit. 

Yhteydenpito yhdistetyn ratamestariin ja ajanotosta vastaaviin. Kilpailureiteistä, -sarjoista ja -matkoista sopiminen.

Yhteydenpito tuomaristoon (yhteydenpito tekniseen asiantuntijaan ja mahdollinen kilpailupaikkojen ja -järjestelyjen läpikäyminen ennen kilpailuja).

Majoituksen varaaminen kaukaa tuleville tuomareille.

Yhteydenpito latukonekuljettajaan hiihtolatujen ja vastamäkien kunnostustarpeeseen liittyen.

Yhteydenpito lumitraktorikuljettajaan kilpailualueen/parkkipaikkojen lumityötarpeesta kilpailuajankohtana. Tapahtuu Siilinjärven kunnan liikuntatoimen kautta.

Kilpailukuuluttajan hankkiminen.

Ensiapuhenkilöstön hankkiminen.

Joukkueenjohtajien kokouksen pitäminen ennen kilpailua.

Kilpailunumeroiden varaaminen ja hakeminen kunnan liikuntatoimistosta. 

Kilpailun mainosesitteiden laatimisesta ja niiden jakaminen jaoston väelle eteenpäin toimitettavaksi (mm. koulut, kaupat, mahdollisesti myös postilaatikoihin).

Kunnan nettisivun tapahtumakalenteriin ilmoittaminen.

Tiedottaminen tapahtumasta lehdistölle (mm. Uutisjousen pienet kuulumiset palstalle) ja Yle-Savoon.

Lähtölistojen ja aikataulujen laatiminen sekä julkaisu hiihtokalenterissa.

Kilpailuohjelman (kansisivu, aikataulu, lähtölistat, latukartat) laatiminen ja tulostus, mikäli sellainen tehdään.

Latujen reittiopasteiden laatiminen ja toimittaminen ratamestarille.

Kirjaa kilpailuorganisaation vastuuhenkilöiltä saatujen tietojen perusteella.

Tulospalvelu:

Tulosten varmistajan hankkiminen ja perehdyttäminen.

Kilpailutietojen (sarjat, yhdistetyn hiihtomatkat ja pisteet ja osallistujat) syöttäminen tulospalveluohjelmistoon.

Pistelaskennan ja mahdollisten cup/sarjapisteiden läpikäyminen kilpailunjohtajan kanssa.

Tulospalvelussa tarvittavien materiaalien varaaminen (kannettavat tietokoneet, tulostinpaperit, tulostin, näyttö kuuluttajalle).

Varmistaa yhteyden mittamiehiin (toimivat radiopuhelimet).

Kilpailuohjelman tulostaminen kuuluttajalle.

Hiihdon lähtölistojen tulostaminen sovitulla tavalla (esim. jos useampi sarja lähtee samaan aikaan, koostetaan lähtölistat excelissä aikaerot huomioiden lähtöjärjestyksen).

Kilpailutulosten tulostaminen.

Kilpailutulosten toimittaminen sähköpostilla (Savon Sanomat, Uutis-Jousi, Hiihtoliitto).

Tulospalvelun sihteeri:

Numeroiden ja kilpailuohjelman jakaminen muovipusseihin seuroittain kilpailuja edeltävänä iltana.

Numeroiden luovuttaminen seuroille/urheilijoille.

Hiihdon lähtölistojen toimittaminen hiihdon lähtöpaikalle ja ilmoitustaululle / kansalliseen mäki yh WhatsApp ryhmään.

Tulosten toimittaminen palkintovastaavalle ja ilmoitustaululle / kansallisen mäki yh WhatsApp ryhmään.

Joukkueenjohtajien kokouksen pöytäkirjan pitäminen

Juryn pöytäkirjan pitäminen

Tulosten varmistaminen kirjaamalla.

Palkintojen hankinta:

Hankkii kilpailun palkinnot kilpailunjohtajan kanssa sovitulla tavalla (yleensä pienemmissä sarjoissa palkitaan kaikki).

On yhteydessä eri yhteistyökumppaneihin tavarapalkintojen saamiseksi.

Suorittaa palkintojen jaon ja hankkii siihen itselleen avustajan.

Mittamiesten vastuuhenkilö:

Hankkii kilpailuajankohdalle vähintään 5 mittamiestä, yhden lippumiehen ja yhden urheilijoiden avustajan/hyppyjärjestyksen valvojan, joka käyttää lumisateen aikana puhallinta. Lumisadekelillä osa mittamiehistä monot jalassa/mukana, jotta pääsee tarvittaessa tamppaamaan mäkiä.

Varmistaa radiopuhelinyhteyden toimimisen tulospalveluun.

Sopii kuka mittamiehistä ilmoittaa tulokset tulospalveluun radiopuhelimitse.

Huolehtii yhdessä mäkien kunnostusvastaavan kanssa, että mäissä on mitta- ym. merkinnät.

Mäkien kunnostus:

Kilpailuja edeltävällä viikolla tarkistaa mäkien (vauhtimäki ja mäen alastulo) kunnon ja määrittelee mahdolliset kunnostuskohteet. Ilmoittaa kilpailunjohtajalle tarvittavat kunnostuskohteet. Ilmoittaa talkooajankohdat jaoston väelle.

Hankkii kaksi henkilöä, jotka ovat kilpailun aikana valmiudessa tamppaamaan. Hankkii tarvittaessa toisen puhallinmiehen K42 mäkeen.

Merkitsee yhteistyössä mittamiesten kanssa mäkien mitat ja mäkimerkinnät (huolehtii, että esim. tarvittavaa mäkien merkkausväriä on saatavilla).

Äänentoisto:

Huolehtii äänentoistolaitteiden asentamisesta kaverikseen hankkimien talkoolaisten kanssa.

Hissivastaava:

Huolehtii siitä, että hissi toimii (lähtee käyntiin, pysähtyy ja takaisinpyörimisenestojarru toimii).

Tarkastaa hissin lähtöpaikan ja hissilinjan kunnon ja tarvittaessa ilmoittaa kunnostustoimenpiteistä talkoolaisille.

Valvoo hissin käyttöä kilpailun aikana.

Arpajaisvastuuhenkilö:

Jakaa noin kuukautta ennen kilpailuja jaoston väelle arpajaispalkintojen hankintaa varten tapahtumasta kertovan esitteen ja lahjoittajalistan.

Ottaa vastaan saadut palkinnot ja organisoi arpajaiset.

Kahviovastuuhenkilö:

Hankkii kahviomyyjät ja leipojat. Hankkii tarvittavat myyntituotteet.

Varaa ja huolehtii tuomareille ja talkoolaisille tarvittavan keiton. 

Hankkii makkaran/vohvelin paistajan.

Tarkistaa grillikaasun tilanteen edellisellä viikolla ja tarvittaessa organisoi kaasun hankinnan.

Laskee kahviokassan ja toimittaa rahat jaoston puheenjohtajalle.